Dies ist eine Anleitung für Institutionen, die Nutzer:innen selbst einladen und verwalten dürfen.
Über einen Admin-Account können Institutionen – wie Kliniken, Praxen oder Universitäten – ihren Kolleg:innen schnell und unkompliziert Zugang zu AMBOSS gewähren. Administrator:innen können Nutzer:innen einladen, deren Status überprüfen, sowie Nutzer:innen bei Bedarf entfernen.
1. Nutzer:innen hinzufügen
Als Administrator:in haben Sie die Aufgabe, neue Nutzer:innen zu AMBOSS einzuladen und deren Zugang zu verwalten. Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie einzelne Personen hinzufügen und Einladungen versenden können:
- Im Bereich „Institution" (je nach Einstellung auch "Lehre") auf „Institutionelle Nutzer:innen" klicken
- Klick auf „Nutzer:innen einladen“.
- Notwendige Angaben: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle.
- Klick auf „Hinzufügen“.
- Klick auf „Einladungen senden“, um eine E-Mail mit Zugangslink zu versenden.
Hinweis zu den Rollen: Nur Administrator:innen dürfen Nutzer:innen verwalten und Einladungen versenden. Alle anderen Nutzer:innen sollten standardmäßig die Rolle Nutzer:in erhalten. Sowohl Administrator:innen als auch Nutzer:innen erhalten vollen Zugriff auf die AMBOSS-Bibliothek. Die Rolle Manager:in wird derzeit nicht verwendet. Bitte wählen Sie daher ausschließlich Nutzer:in oder Administrator:in.
Nutzer:innen aktivieren AMBOSS-Lizenz:
- Nutzer:innen erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Aktiviere Deinen AMBOSS Zugang” und klicken auf „Zugang aktivieren”.
- Nutzer:innen mit bestehenden AMBOSS-Accounts können sich einfach in den bestehenden Account einloggen.
- Neue Nutzer:innen müssen zunächst einen Account anlegen, indem sie sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort bei AMBOSS registrieren.
2. Status der Nutzer:innen prüfen
- Ausstehend: Nutzer:in hat den Link in der E-Mail erhalten, aber die Lizenz noch nicht über den Einladungslink aktiviert.
- Aktiv: Nutzer:in hat den Link angeklickt, sich eingeloggt und hat Zugang zu AMBOSS.
Der Einladungslink bleibt dauerhaft gültig und kann jederzeit erneut versendet werden an Nutzer:innen, die noch den Status „Ausstehend“ haben. Zu finden ist der individuelle Einladungslink einer Person auf der Seite der Praxislizenz unter „Aktionen”. Hierfür auf die 3 Punkte klicken und dann auf „Einladung erneut senden”.
Bei Bedarf können Sie den Einladungslink auch manuell kopieren, um ihn selbst zu versenden: Klicken Sie auf „Bearbeiten" beim jeweiligen Nutzer, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Einladung kopieren".
3. Nutzer:innen entfernen
Als Administator:in haben Sie die Möglichkeit, Zugänge zu entfernen – etwa wenn Kolleg:innen Ihre Institution verlassen oder Sie Zugänge neu verteilen möchten.
- Öffnen Sie in der Übersicht unter „Aktionen" das Menü (drei Punkte) und klicken Sie auf „Entfernen".
4. Viele Nutzer:innen gleichzeitig verwalten - CSV Up-/Download
Mehrere Nutzer:innen einladen (CSV-Upload)
- Klick auf „Nutzer:innen einladen“.
- Klick auf „Vorlage herunterladen” um die CSV-Vorlage zu erhalten.
- Spalten ausfüllen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle (Lernende:r oder Administrator:in) - alles in Kleinbuchstaben! Spalte „cohort” ist optional.
- Klick auf „CSV importieren”, Datei hochladen.
- Klick auf „Einladungen senden”, um E-Mails mit Zugangslink zu versenden
Hinweis Angaben: Bereits hinzugefügte Nutzer:innen werden nicht automatisch überschrieben. Änderungen sind manuell im jeweiligen Profil vorzunehmen.